Vsako podjetje mora na začetku svojega procesa digitalizacije opraviti analizo potreb in trenutnega stanja. Ne obstaja samo ena metoda za pravilno izvedbo. Na trgu je na voljo več metodologij za podporo procesa, kot so ADMA (ADvanced MAnufacturing), SIRI (The Smart Industry Readiness Index) ali vprašalnik Digital Maturity Assessment, ki ga Evropska komisija trenutno razvija za stranke EDIH mreže. Koraki za te metodologije so načeloma podobni. Temeljijo na izvedbi evalvacijske ankete, posvetovanju s strokovnjaki in pripravi poročila s predlaganimi rešitvami. Predstavili bomo primer obdelam po metodologiji ADMA in se nanaša na industrijski sektor MSP:
Izvedba ocenjevalne ankete v podjetju
Pomembno je, da podjetje opravi samoevalvacijo, nato pa se o rezultatih posvetuje s svetovalcem. Če je mogoče, naj samoevalvacijo izvaja več zaposlenih na različnih ravneh in v različnih oddelkih podjetja. Ločeno lahko še natančneje opredeli področja, ki jih je treba izboljšati. Metodologija ADMA omogoča pregled podjetja na 7 področjih:
- Transformacija 1: Napredne proizvodne tehnologije
- Transformacija 2: Digitalna tovarna
- Transformacija 3: EKO tovarna
- Transformacija 4: Inženiring, osredotočen na stranko od konca do konca
- Transformacija 5: Organizacija, osredotočena na človeka
- Transformacija 6: Pametna proizvodnja
- Transformacija 7: Odprta tovarna, usmerjena v vrednostno verigo
Priprava načrtov preoblikovanja in izvedbe
Naslednji korak je nadaljnja analiza podjetja, ki naj bi rezultirala v poročilu o trenutnem stanju in možnostih preoblikovanja. Naslednji korak je obisk revizorja v prostorih družbe. Revizorjeva naloga je, da opazuje procese v podjetju in nato svoje ugotovitve primerja z rezultati samoevalvacije. Po posvetovanju s podjetjem nadaljuje s pripravo načrta transformacije skupaj s strokovno ekipo. Tak dokument naj vsebuje podatke o trenutnem stanju tovarne, kot tudi predlagane smeri sprememb, predlagane rešitve, reference na literaturo in kontakte s strokovnjaki s področja. V tej fazi potekajo tudi posvetovanja s strokovnjaki. Nato se pripravi izvedbeni načrt, ki vsebuje časovni načrt za konkretno izvedbo, ki je predhodno dogovorjen z revidirano družbo. To je lahko sprememba na proizvodni liniji ali implementacija informacijskega sistema, ali pa je lahko sprememba poslovnega ali prodajnega modela ter načina vodenja zaposlenih v podjetju. Spekter je zelo širok, zato je tako pomembno izbrati pravo osebo ali ljudi, ki bodo objektivno in celovito analizirali potrebe podjetja.
Implementacija določene rešitve
Pripravljena podjetja tako lahko nadaljujejo z izvajanjem izboljšav. Seveda ob upoštevanju nujnosti ustreznega usposabljanja zaposlenih, saj ne želite obtičati s sistemom, ki ga zaposleni ne uporabljajo.
Preverjanje stanja podjetja
Digitalna transformacija je stalen proces, opisani koraki pa vodijo le do specifične izvedbe kot dela procesa. Od tod zadnji, bistveni korak pri izvedbi procesa digitalne transformacije v podjetju. Redno preverjanje stanja podjetja, pravilnost izvedbe izbrane rešitve in odzivanje v primeru težav. To je tudi stopnja, ki vam omogoča opazovanje področij, ki jih je mogoče izboljšati, kar vodi v ponovitev korakov nazaj do prve točke.
Če povzamemo, je potrebno poudariti najpogostejše napake, povezane s postopkom Digitalne Transformacije, ki jih omenjajo številni strokovnjaki (primer):
- Odlašanje z odločitvijo – Podjetje si ne more privoščiti odlašanja. Svetovni trg se hitro spreminja in proces se je zaradi pandemije COVID-19 le še pospešil. Tekmovalci se trudijo slediti spremembam in zelo enostavno je zaostati.
- Nenehna implementacija novih rešitev – Nakup nove rešitve je mamljiv, vendar lahko ta odločitev za podjetje časovno in denarno draga. Pomembno je tudi upoštevati, da izvedba morda ne bo prinesla vidnih dobičkov naenkrat. Ob upoštevanju teh dveh stvari boste morda opazili, kako nujno je razviti strategijo in izvesti ustrezne izračune, povezane z izvedbo in njeno donosnostjo naložbe, ter izračunati tveganja. Postavite si cilj, kaj naj bo rezultat dane izvedbe. Pogosto lahko zastavljanje takšnega cilja kasneje povzroči večjo porabo sredstev ali časa, vendar je priporočljivo razmisliti, ali je to strošek, ki ga je vredno plačati v zameno za rešitev, ki podjetju prinaša dolgoročne koristi.
- Pomanjkanje strategije – Svet, v katerem živimo danes, zahteva, da se na spremembe hitro odzovemo. V primeru digitalne transformacije hitra implementacija rešitev ne prinese nujno dolgoročnih koristi. Zato DT ne bi smel začeti z implementacijo, temveč s temeljito, objektivno analizo podjetja in razvojem skladne strategije. Prav tako je pomembno izbrati prave ljudi za pripravo strategije izvajanja. Lahko je oseba znotraj podjetja, lahko najamete osebo ali zunanje podjetje – pomembno je, da je to nekdo, ki razume tako poti do uspeha kot tudi napake, ki vodijo v neuspeh.
- Osredotočanje na majhno sliko – Ena najpomembnejših stvari je zagotoviti, da ima podjetje pripravljeno strategijo transformacije, ki pokriva digitalno stično točko, kjer koli ta obstaja. Raziščite razpoložljive rešitve, možnosti integracije. Ali bo sprememba osredotočena na eno določeno področje delovanja ali je mogoče orodje integrirati z drugimi oddelki? Najprej morate razumeti problem in šele nato načrtovati.
- Velika naložba v kratkem času – Izvedba ni nujno draga. Morda je mogoče, da podjetje deluje v nizkocenovnih ciklih in nekatere spremembe morda sploh ne potrebujejo dodatnih naložb.
- Neupoštevanje kulture podjetja – Negativen odnos zaposlenih do implementirane rešitve je pogosto ključni problem. Zato je tako kritično, da vedo, kaj je namen spremembe, kakšne koristi bo prinesla (ne samo podjetju, ampak tudi njihovemu udobju pri delu vsak dan!). Zagotovite, da je kultura podjetja primerna za digitalno preobrazbo v tolikšni meri, da zaposleni želijo uporabljati nove rešitve. Posledično lahko to celo pomaga zmanjšati negativne učinke drugih dejavnikov okvare.